安徽中合民生农产品市场--OA助大型农产品园区管理系统建设

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一.单位简介
中垦流通●滁州国际农产品物流园(简称“中垦农批”)由安徽中合民生农产品市场建设有限公司投资建设,公司隶属广东省农垦集团公司(也称广东省农垦总局,是国家农业部直管垦区)旗下。滁州国际农产品物流园项目是农垦集团应国家农业部要求,打造“国际大粮商”,布局全国农产品流通网络体系,在华东区域重点打造的一个精品示范工程。
     项目位于琅琊新区世纪大道333号。规划用地800亩,总建筑面积60万平方米,建设六大功能区域:农产品交易集散中心、食品贸易中心、冷(储)冻品物流中心、名特优农产品展示展销中心、商务中心、生活配套服务中心。项目建成后年交易量将达300万吨以上,交易额100亿元,将重塑华东地区农产品流通格局。
     一期项目占地260亩,建筑面积约16.7万平方米,目前基本建设完成。建设内容包括:沿街商业配套区,钢结构果蔬交易区,干货交易区、电子结算及冷链仓储中心等区域。主要经营:水果、蔬菜、水产、冻品、蛋品、粮油、副食品、调味品、茶叶、酒类、饮料、酒店用品等品类。形成具有冷链仓储物流、农产品电商孵化器、食品安全检验检测、电子结算系统、金融服务等于一体的现代化农产品物流园区。
     一、二期全面运营,中垦流通●滁州国际农产品物流园将是滁州地区最大、最具现代化的线上线下农副产品交易平台,通过2.5万吨多温层冷库,实现食品保鲜与安全,将有效填补滁州地区农产品冷链物流的空白,大大提高滁州农产品加工、储藏、运输、供给等能力。滁州农批不仅竭力保障农产品的市场供应,更为全市老百姓食品安全把好第一道关口。
通达OA系统协助大型农业园区建设
 
二、项目建设背景
随着一、二期全面运营,原有的线下办公和汇报,已经不适合单位的发展,特别是针对物业的管理、流程的审批,各个部门存在信息沟通不及时造成的混乱、无序、低效等问题时有发生,各部门在日常繁忙的工作中,不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理,给许多部门带来了繁重的工作压力。单靠人工管理已远远不能应付,这就要求办公自动化系统必须实现自动化、集成化。实现该单位管理体制下的各部门之间的信息交流和沟通,以及业务数据的共享和统计分析。充分利用计算机网络优势,提高企业办公效率,辅助领导决策,使企业整体经营管理水平更上一个台阶。
 
三、项目建设内容
1、流程审批平台
流程规范化、标准化,提升单位整体执行力。在单位制度的要求下,通过工作流程的图形化和表格化的操作模式,为所有员工提供更清晰的运作流程,从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作,继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中,每个环节、人员出现工作滞留,都会被系统真实的记录和反映,通过工作监控,实现流程的催办。通过对系统的流程数据分析,最终达到优化流程的目的。
2、信息发布平台
为单位的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使单位员工能及时感知单位信息。
3、即时通讯平台
内部电子邮件系统和单位范围内的聊天、群组系统,使企业内部通信与信息交流快捷流畅。
4、知识共享平台
打破知识文档分散存储在不同的员工和不同的部门,根据权限统一管理公司所有的知识文档,沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享,提高内部工作经验的分享,改进企业的创新能力、快速响应能力,提高生产效率和员工的技能素质,避免员工流动带来的企业知识流失,减少企业管理和培训成本。
5、综合事务平台
实现对单位的办公用品、日程计划、会议室的管理。
6、移动办公平台
基于公司移动办公的需要,实现手机网上审批、远程异地办公的功能。移动办公改变了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。
7、物业管理平台
   支持房屋信息录入及查询、房屋的租、售、返管理、物业的服务管理、收费管理、维修管理、投诉管理、服务回访、合同管理等模块。
 
四、项目建设效果
4.1:流程审批平台
流程审批是单位使用最频繁,目前共有50多个流程帮助员工进行日常的申请,基本上包含了人事,行政,固定资产,后勤,招采等类别。通达协同OA业务流程

4.1.1流程审批平台——请假申请单表单及流程图:
传统请假单:
查询难:申请人填写纸质请假单,无法查询个人是否还有剩余年假天数。
审批难:各级审批领导无法知道申请人还剩余多少年假,无法查询之前的请假记录,进而不能判断是否同意该次请假申请。
统计难:纸质申请单无法做到实时统计汇总。
该审批表单能有效的解决上述问题:除了实现普通的请休假以外,还实现了请“年休假”自动扣除年假的功能,当年休假天数不足时,系统会自动给出提示,禁止请假人进行年休假的申请。在请假和年休假流转中,还可以看见请假人的历史请假记录,来作为领导是否同意该假条的依据。流程审批结束以后,还会自动生成统计表格。
请假申请单表单及流程图
审批流程图:
流程图
4.2:物业管理平台
4.2.1 物业管理平台——物业信息管理
   传统的物业信息存储在各个部门的excel表中,只要有数据更新,就会把该excel表发送给各个部门,导致各个部门有很多版本的数据,并且数据时有混乱、不及时更新的事情发生,导致各个部门及管理层看见的数据不是最新,不能根据数据进行有效的管控和分析,进而造成个别房屋发生二次收费等情况。
   软件能有效解决这一难题。对录入系统的基础数据,可以进行实时查询、更新、删除、修改等操作,并且留有痕迹。
园区物业管理系统业务逻辑图 
园区物业管理系统业务逻辑图
 
1)房屋信息:
   可通过物业管理系统建立所管理的所有商铺的房产信息,同时可对租售的房产信息进行编辑查看。
房屋信息管理2)业主信息:
      可通过系统编辑查看当前房子的业主信息,如姓名、年龄、电话、车辆等信息,可对业主信息进行修改。同时可根据业主名称查询当前业主名下的房产信息。
3)基础报表:
     系统支持通过报表的形式,快速查阅房屋或业主的基本资料。方便地进行新增、修改、删除业主  资料。通过选定房屋,再录入和修改该房屋的业主资料。
 
4)综合信息查询:可通过多种信息快速查询物业状态信息,包括:楼号、分类、房号、楼层、户型、朝向、建筑面积和使用面积,以及配套设施等;物业状态(租售情况、交房情况等)。所有者(租赁者),经营业态(或使用状态)等。
综合信息查询

4.2.2 物业管理平台——房屋的租、售、返管理
房屋租赁管理是一项琐碎、复杂而又十分精细的工作,房屋的基本资料,客户资料的管理,房屋租赁管理,各项收费以及统计报表的管理,一般不允许出差错,如果实行手工操作,需要手工填制大量的表格,这就会耗费工作人员大量的时间和精力。
使用软件进行房屋租赁工作管理,不仅能够保证各项信息准确无语、快速输出,同时还有手工管理所无法比拟的优点:如简述迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好等。
1)客户信息录入:招商部门维护和管理潜在购房客户。营销人员录入信息和记录跟进记录和状态;

客户信息查询

2) 销售合同管理:已售房屋信息的变更,购房合同信息和付款进度跟进查询;

销售合同管理

3)房屋销售报表:自动生成房屋销售状态统计报表,随时掌握楼盘销售状态和销售人员的销售业绩;

房屋销售报表

4)返租政策:对于执行返租优惠政策的园区,可实现返租合同的管理。

返租合同的管理

4.2.3 物业管理平台——物业服务功能
   传统园区在投诉报修方面存在诸多弊端。
管理难:故障处理的时效性低、对故障解决缺乏有效的监督;
报修难:报修信息丢失、维修不及时、报修后维修人员响应速度慢;
装修难:装修不报备、图纸不提供、对装修进场人员缺乏有效的监督;
投诉难:业主投诉处理不及时,处理意见不反馈;
统计难:历史报修难统计、投诉意见难统计、维修耗材难统计。
软件能有效解决这一难题。由写字楼内的工作人员通过线上申请报修,物业部负责人收到信息通知后,指派任务给到相关维修人员,维修员接到通知后直接奔赴现场,快速解决问题。维修完成后,也可反馈维修情况,评价维修人员。
1)装修管理:装修申请的操作,包括的内容为主题、类别、方式、申请人、联系方式、内容等。装修审批的意见包括主题、管理处意见、工程处意见、是否同意、审批人等项目。能记录装修出入证的发放情况。装修验收结果包括主题、验收日期、验收人、验收结果的记录。登记住户的装修“完成情况表” ,记录装修的完成情况。系统自动将维修情况归档保存。对装修产生的垃圾清运等费用,自动生成应收款,转入财务模块,并能打印缴款;

装修管理

2)维修派工:录入维修单后,自动发送到其他部门的电脑和手机APP端,维修部门人员随时接收到声音提示。维修完成后,可录入完成时间和情况,可拍照上传维修现场记录、以及所耗费的材料清单。对有偿维修,自动生成应收款,转入财务模块,并能打印缴款通知书;

维修申请表


3)投诉跟踪:录入业户投诉内容,包括主题、类别、投诉方式、投诉人等。系统自动将投诉单发送至负责人电脑和手机APP端提醒。跨部门协同处理包括负责人、处理意见、处理方法、处理结果、业主反馈、以及参与的经办人的具体记录。并且还可按投诉类别、投诉时间、投诉主题进行统计;

投诉跟踪
4.2.4 物业管理平台——收费管理
   随着园区的入住户增加,各部门的业务处理工作量加大,有以下难点需要解决:
   计算难:手工计算业主需要交的费用。
   提醒难:不能做到按月提醒有哪些业主需要交费,要交多少钱,什么时候交费。
   查询难:收费时无法查询业主是否欠费,欠多少费用。往次是否按时交费等。
   统计难:各项收费难统计,欠费难统计,到期难统计,月度年度收费报表难统计。
 通过一下功能可以解决上述问题:
1)收费标准:可设置一房一价,也可按面积自动计算物业费。可设置收费项目的名称、计算公式、单价、滞纳率、计费起止日期和计算周期等属性;

园区租金标准信息

2)合同管理:可通过系统新建合同,可对合同进行审核操作,未审核的合同,可以修改和删除,审核通过自动生成费用。同时可对合同进行变更处理;

园区租赁合同签订

3)变更审核:可通过系统对于收费员提交的业主信息变更,或标准变更进行审核,审核过的记录方可生效;
4)费用生成:物业管理系统自动按照计费周期、缴费周期、各项附加费自动计算出缴费通知单,提醒物业收费;
5)收费管理:系统支持分项多次缴费,可以和临时类费用出一张票据。收取过的费用,产生对应的凭证;

收费通知单

6)收费报表:系统支持对应收、收费、欠费等内容形成报表形式进行查看,报表灵活多样,为领导决策提供数据支持。

收费查询统计表

五、项目建设总结
    该项目自上线以来,依托协同OA系统打造的大型农产品物流园区的信息化物业管理系统有效提升了综合行政、资源管控和园区物业管理业务的高协协同,通过协同OA系统实现了园区数据精准溯源可查,物业房屋信息租售返跨部门协同管理、完成了园区各类业务、房屋租售返信息、收费数据的统计查询报表等。本项目建设是通达协同OA系统的各项个性化功能打造的园区业务管理系统,将传统农产品园区管理模式转变为高效协同、优质服务的现代化农产品物流园区的典型案例。

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